5 Tools, die unseren Workflow verbessern

Ganz ehrlich: In der Schule ist mir immer ein Seufzer entwichen, wenn ich wusste, dass Gruppenarbeit ansteht. Nicht, weil ich nicht gerne mit anderen zusammenarbeite, sondern weil in vielen Fällen die Koordination der Gruppenmitglieder so viel Zeit in Anspruch nimmt.

Die Arbeit in einem Team heute im Arbeitsalltag ist natürlich etwas anderes, als in einer Referatsgruppe. Trotzdem glaube ich, dass auch im beruflichen Umfeld viel Zeit und Energie verloren gehen, wenn die interne Kommunikation nicht stimmt. Wie schafft man es nun, den Koordinationsaufwand gering zu halten und gleichzeitig Missverständnissen vorzubeugen?

Was bedeutet Workflow?

Workflow kann im Grunde synonym zum deutschen “Arbeitsablauf” verwendet werden. Wenn man sich die Arbeit in einem Team wie ineinander greifende Zahnrädchen vorstellt, entspricht der optimale Workflow in etwa dem gut geölten Innenleben eines Schweizer Uhrwerks.

Das hat für alle Parteien Vorteile:

• Intern: Frustration und Missverständnisse innerhalb der Teammitglieder werden vermieden. Jeder kann sich optimal entfalten und genau auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren.
• Extern: Die gute Kommunikation innerhalb des Teams kommt auch beim Auftraggeber gut an – das Team erledigt nicht nur seine Aufgabe, sondern tritt geschlossen auf. Aufgaben und Zuständigkeiten sind klar verteilt und der Auftraggeber kann nachvollziehen, wer wie und in welchem Umfang für ihn tätig war.
• Output: Dadurch, dass das einzelne Teammitglied optimal arbeiten kann, wird auch das Endprodukt besser. Davon profitieren Teammitglieder und Auftraggeber.

Es gibt Tools wie Sand am Meer, viele davon geben Versprechen, die sie nicht halten können. Statt den Workflow zu verbessern erzeugen sie zusätzliche Arbeit.

Ich möchte nun einmal aufzeigen, von welchen Tools unser Workflow im Team am meisten profitiert hat.

Was braucht ein gutes Tool?

In meinen Augen benötigen gute Workflow-Tools vor allem eine Eigenschaft: Sie müssen einen echten Mehrwert bieten. Meistens ist das erfüllt, sobald ein Tool Übersicht schafft und Kommunikation ermöglicht. Konkret heißt das, dass Aufgaben strukturiert, hierarchisch gegliedert und aufgeteilt werden können. Gleichzeitig sollte das Interface des Tools eine Übersicht über den Status Quo und die nächsten Schritte ermöglichen, damit das endgültige Ziel nicht aus den Augen verloren geht. Genauso wichtig ist es, die Kommunikation untereinander zu vereinfachen.

Folgende Eigenschaften sind für ein Tool außerdem Nice to have, also quasi die gefrorene Sahne unter dem Spaghettieis:

• Mobil meets Desktop: Wir sind eine Remote Company und deshalb auch mal über unterschiedliche Endgeräte erreichbar, die Tools sollten auch mobil gut funktionieren.
• Usability: Workflow-Tools sollten intuitiv verständlich und nutzerfreundlich sein. Sind sie es nicht, haben sie es auch schwer, sich im Arbeitsalltag tatsächlich durchzusetzen.
• Optik: Wir lieben schönes, klares Design. Das Auge isst schließlich mit.

Die folgenden Tools haben sich bei uns bewährt:

Kommunikation auf einem Kanal: Slack

Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging Dienst, den wir vor allem für alltägliche Kommunikation nutzen. Das Tolle an Slack: Es können verschiedene Gruppen gebildet werden (mittlerweile auch mit externen Organisationen). So kann zum Beispiel das Marketingteam ungestört in der eigenen Gruppe kommunizieren. Durch die Gruppenbildung können auch Veranstaltungs- oder Musiktipps, die nicht in erster Linie arbeitsbezogen sind, entweder mit dem ganzen Team oder mit einzelnen Mitgliedern geteilt werden.

Bei uns heißt das zum Beispiel, dass es eine “sharing-music”-Gruppe gibt, in der Musiktipps gegeben werden. Oder, dass Feedbacks zu aktuellen Designs neben dem wöchentlichen Ads-Austausch nicht verloren gehen. Dadurch, dass Slack mit Google kooperiert können auch Word-Dokumente problemlos angehängt werden. Dank passender App ist Slack sowohl auf dem Desktop, als auch mobil ganz einfach zu verwenden.

Slack ist übrigens ein Akronym und steht für “Searchable Log of All Conversation and Knowledge”. Was den Entwicklern also offensichtlich wichtig ist: Kommunikation in einem Kanal zu Bündeln. Unterm Strich werden dadurch weniger E-Mails verschickt und man hat alle Kommunikation übersichtlich an einem Ort.

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Den Überblick behalten mit Asana

Asana ist ein Cloud-Tool, dass sich besonders für Projektmanagement eignet. Es hilft, wichtige Fragen von Planung bis Fertigstellung zu beantworten: Etwa welche Schritte anstehen um ein Ziel zu erreichen und wer wie dafür verantwortlich ist.  

Ein Tool, das stark mit Asana konkurriert ist Trello. Wir kommen im Großen und Ganzen besser mit Asana zurecht. Das liegt vor allem daran, dass Asana recht einfach zu benutzen ist. Hat man sich einmal an das Tool gewöhnt, kann man sehr schnell und effektiv damit arbeiten. Hilfe bei der Einarbeitung bietet auch Asanas You-Tube-Channel, der in kurzen Videos wichtige Funktionsweisen anschaulich erklärt.

Zu den Features von Asana gehören persönliche und Team-Kalenderansicht, To-Do-Liste, Conversations (erlaubt den Austausch im Team), Progress (zeigt die verbleibenden Aufgaben und die bereits erledigten Tasks in einer Grafik an) und Files (bietet einen Überblick über Uploads). All das sorgt für Übersicht und Transparenz im Projektmanagement. Besonders gut gefällt mir persönlich die projektbezogene Arbeit mit Asana. Auch die Funktion Aufgaben zuzuteilen finde ich sehr nützlich, da so Zuständigkeiten zweifelsfrei festgelegt werden können. Ich plane mit Asana mittlereweile sogar mein Privatleben!

Todoist für Listen-Liebhaber

Das Prinzip von Todoist ist denkbar einfach: hier geht es um To-Do-Listen. Streng genommen ist das auch mit Asana möglich – während ich Asana am liebsten projektbezogen nutze, weil es insgesamt mehr Funktionen bietet, nutze ich Todoist gerne auch für mich persönlich. Hier sind es wirklich die kleinen Dinge, die für sich sprechen: zum Beispiel, dass Aufgaben nach ihrer Priorität sortiert werden und das Interface sehr schlicht und übersichtlich ist. Das macht es einfacher, Dinge in Angriff zu nehmen.

Darüber hinaus kann auch mit Todoist projektbezogen gearbeitet werden und das Zuteilen von Aufgaben (inkl. Deadlines) funktioniert gut. Dass einzelnen Aufgaben Labels zugeordnet werden können macht alles übersichtlicher.

Dieses Video führt dich durch die ersten Schritte mit Todoist:

Das Prinzip von Todoist ist denkbar einfach: hier geht es um To-Do-Listen. Streng genommen ist das auch mit Asana möglich – während ich Asana am liebsten projektbezogen nutze, weil es insgesamt mehr Funktionen bietet, nutze ich Todoist gerne auch für mich persönlich. Hier sind es wirklich die kleinen Dinge, die für sich sprechen: zum Beispiel, dass Aufgaben nach ihrer Priorität sortiert werden und das Interface sehr schlicht und übersichtlich ist. Das macht es einfacher, Dinge in Angriff zu nehmen.

Darüber hinaus kann auch mit Todoist projektbezogen gearbeitet werden und das Zuteilen von Aufgaben (inkl. Deadlines) funktioniert gut. Dass einzelnen Aufgaben Labels zugeordnet werden können macht alles übersichtlicher.

Dieses Video führt dich durch die ersten Schritte mit Todoist:

Zeit- und Projektmanagement für visuelle Denker: Teamweek

Teamweek hilft uns, den Überblick zu behalten, wer wie viel an welchen Projekten arbeitet bzw. gearbeitet hat. Dabei überzeugt uns besonders die visuell ansprechende und sehr übersichtliche Herangehensweise, in der zum Beispiel jedem Projekt eine andere Farbe gegeben werden kann. Dieses Color-Branding sorgt selbst bei vielen Teammitgliedern und Projekten bzw. Tasks für Übersichtlichkeit.

Das Team von Teamweek präsentiert hier anschaulich, wie sie selbst ihr Tool nutzen. Einen Screenshot seht ihr hier:

Zeit ist Geld: Timetracking mit Harvest

Geht es um Timetracking führt für uns kein Weg an Harvest vorbei. Hier kann genau nachvollzogen werden, wie viel Zeit für einen Kunden investiert wurde – gleichzeitig erleichtert das Tool es, auf Grundlage der gesammelten Daten Rechnungen zu stellen.

Um die investierte Zeit festzuhalten kann entweder eine Stoppuhr mitlaufen während man arbeitet oder die Zeit (zum Beispiel 2 Stunden) manuell eingetragen werden. Sollte man eine aktivierte Uhr vergessen haben, etwa wenn man bei Feierabend mental bereits bei der Abendessensplanung war, lässt sich das am nächsten Morgen natürlich schnell korrigieren. Außerdem kann man zwischen einer Tages- und einer Wochenansicht wechseln, je nach Präferenz.

In folgendem Video kannst du die ersten Schritte mit Harvest nachvollziehen und bekommst einen Überblick über die Funktionen des Tools:

Insgesamt glauben wir daran, dass die richtigen Tools nach einer kurzen Eingewöhnungsphase den Workflow und die Kommunikation merklich verbessern – das heißt das Leben einfacher machen, damit wir bestmögliche Produkte abliefern können.